顧客からの突然の依頼。
現場を運営していると施主や設計事務所などから、
時にはお願いされることがあるよね。
「あ～、資料を作成するの面倒くさいな」
と感じることがあなたにも有るかもしれないね。
以前
私はある体験をした。
それは、複数の会社にある設計事務所が同じ依頼を行ったのだ。
「◯◯という工法と、△△という工法のメリットを比較してほしい」
という内容だった。
そして、最後に一言付け加えられたのだ。
「◯◯建設にも、実は２週間前にもお願いしているんだけど、
まだ、返事がないんだよね」
とね。その◯◯建設は、私の会社より大きな会社。
きっと資料を作成したら、確実に飼料の品質では負けるはず。
設計事務所から現場への帰り道で、
私は、大手の会社に依頼していることを、
何故依頼されたのか？について考えてみた。
そこで、１つの仮説がひらめいたのだ。
「もしかして、急いで資料が欲しいのでは？」
実際、２週間前に◯◯建設に依頼している内容が、
いつまで経っても返答が無いから、私に依頼したのでは無いか？
しかし
私には、短期間で立派な資料を作成するノウハウは無い。
取り敢えず、専門業者にヒアリングをして、
味も素っ気もないエクセルの表に、
工法の比較をまとめて依頼を受けた当日中にメールで返信をした。
実際に、資料の品質は良くない簡単な表なので、資料の作成に掛かった時間は１時間も掛かっていない。
そして、メールに一言添えたのである。
「取り急ぎの資料なので、必要最低限の情報をまとめています。
追加の情報が欲しいとか、体裁をもう少し整えてほしいなどの、
追加の要望があれば、おっしゃって下さい。」
すると、相手からの返信は
「早速の回答ありがとうございます。
提案する資料はこちらで作成するので、
送付頂いた資料で結構です」
そこで、私の依頼事は終了。
その後も、何度が他の件でもやり取りをしていたけど、
最速で回答をすることにより、相手の印象に残ったのか。
会えば良く話をする仲になったのだ。
しかし、
取り急ぎの資料を回答して、
追加の指示を貰うという手段を取っていなかったら、
どうなっていたのだろうか？
- きちんとした資料を作成するため時間を問われる。
- 情報だけ欲しいのか？そのまま使える資料が欲しいのか？を間違えると、労力が無駄になる。
- 資料作りにのめり込むと、相手の本当に欲しい内容からずれていく危険性がある。
だから
私は、その件以降は、最速で速報を返して、追加の指示を待つ。
というスタイルを取っているよ。
結果として、圧倒的に時間の短縮にもつながっているからね。
つまり
顧客からの依頼を最速で返す事が時短になる意外な理由とは、
依頼の結果を速報として簡単にまとめるだけでも、
「回答の速さ」という付加価値が付いているので顧客の満足度が上がるから。
しかし、回答までに時間が掛かると、同じ資料でも
「時間かけてこの程度か」と顧客が感じてしまう可能性が有るということ。
「回答の速さ」と「回答の資料の品質」は、実は反比例しているということ。
だけど
大切なのは、顧客の要求していることを間違えずに
「ピンポイント」で回答してあげることが非常に大切だよ。
相手の考えていることを想像するにはこちらの記事がオススメ。
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