職場の「デスクトップ」は片付いていますか?整理整頓編

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職場で言うデスクトップとは
2つのことをさしている。

 

1つは、パソコンのデスクトップ。
もう1つは、デスクのトップつまり机の上。

これは、建築の現場だけでなく
ビジネスマン全般に当てはまる話しである。

 

毎日、次々と振りかかる仕事。
やってもやっても減ることはなく、増えていくだけ。

一方パソコンはというと、毎日来る鬼のような数のメール。
それの返事や、添付書類を確認するだけでもかなりの時間を要する。

 

忙しくなってくると、
パソコンのデスクトップのファイルの数も、机の周りも散らかってくる。

 

これは、全て私の話しである。

 

あなたはどうですか?

いつもパソコンのデスクトップは綺麗ですか?
机の周りはいつも綺麗ですか?
もし、綺麗であれば素晴らしい。

 

でも、私は中々無理なんだよね。
といっても、別に汚いわけでもない(と自覚している)。

ただ、仕事柄、チェックしなくてはいけない図面や計画書や書類など
次々に机の上にポンと置いてある。
メールも取り敢えず、ダウンロードしたけど未チェックのファイルも。

 

ではどうするの?

私は自分のルールを設けている。

 

例えば

  • この関係の書類はここ。
  • 未処理の書類はここ。
  • 処理済みの書類はここ。
  • 至急処理しなければいけない書類はここ。

と置き場を決めている。

 

だから、あれっ?と思った時に書類を探す時間はかからないし、

「ここの書類は捨ててもいい」とか

「ここは絶対捨ててはダメ」
とかの場所も決まっているので

間違って捨てることもない。

 

忙しくなって自分の周りに仕事が溜まっていくと
情報を整理するルールは絶対に必要。

 

何故なら
人間には能力の限界があるから。

皆、スーパーマンでもロボットでもないよね。

 

もちろん私もそう。
そして、実は仕事が出来る人も出来ない人も
キャパシティー自体はそんなに違わないのではと感じる。

その処理方法が上手いかどうかがだね。
と周りの色んな人をみて感じる。

 

だから

このやり方スゲ~。

と感じる人も中にいる。

違うのは、やり方のノウハウが違うだけでその人自体は
そんなに違わないよ。

やり方が少し違うだけだよ。

 

ここで、
キャパオーバーになった時に
いつも私がやっている方法を1つ紹介しよう。

 

それは、
自分でボーダーラインを自分で決めて

「それを少しでも超えたら、どんなに忙しくても片付けること」

「そして、全てのやる事を書き出すこと」

これは、「どんなに忙しくても」が非常に重要。
そんな状態で、仕事続けてても、絶対にうまく進まない。
だから、「あえて」片付ける。

 

そして、
「やることを全て書き出す」

これは、いつも私がやっているんだけど
メチャメチャ有効だよね。

 

書き出すことで

・やることの全貌がわかる

・やることの順番がわかる

というメリットがある。

 

大体、仕事が多すぎて訳が分からないという人の9割が
「やることの全貌が分かっていない」
だから、オーバーフローする。

 

つまり

忙しくても、仕事の全貌が分かれば
作業の優先順位も、他人に依頼するべきことも分かる

 

だから

頭がパニックになって来たら
「一旦全ての仕事を書き出してみる」ということが非常に重要。

 

あなたは、人から頼まれた全ての仕事レスポンスしてますか?
もし、ドキッとしたら下記の記事が参考になるよ。

↓  ↓  ↓

 

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