毎日の伝票整理って本当に面倒くさい。
知らないうちに溜まっているし、
溜まったまま事務所のカウンターの所にあると
みっともないしね。
でも、急いでやるほどのことでもないしね。
では
あなたは伝票整理ってどんなタイミングでやっている？
もしも
毎日きちんとしているよ。と言う人は読み飛ばしてもらって結構。
しかし、あなたが伝票を整理する立場になっているなら
９割の確率で、忙しさに紛れて伝票が溜まっているはず。
なぜなら
私を含めて、周りの人間も同じであるから。
だから
安心してほしい。あなただけでは無いよって。
しかし
そんなことを記事に書きたいわけではなく、
伝票に日々有ることをするだけで、後々の時間を
大幅に短縮するという秘訣をお伝えする。
やっている人も当然いると感じるけど、
あなたがもしやっていなかったら、騙されたと思って行動してほしい。
では
後々とは何時か？
だけど、それは「請求書」の時期。
- ガードマン
- 雑工さん
- 鳶
- 左官
- レッカー
- 産業廃棄物
などの常傭関係の支払いの請求書を処理する時に
当てになるのは、「伝票」なのである。
請求書の時期になって初めて、
伝票とにらめっこしていても、１ヶ月間に色々な事があったため
全然覚えていないよね。
もしも、伝票の支払いが全て、元請けの払いであれば
伝票の数量と、請求書の数量を比較すればOK。
しかし
もしも、立替勘定という、協力業者へ請求を振り返る処理が
含まれていると、全くお手上げになるはず。
「う～ん。何の作業やったけ？」
「この項目って、立て替えてもOKかな？」
「この作業やるのに何時間掛かったんだろう？」
など、わからないことできっといっぱいになるはず。
しかも、適当に立て替えをしていると、協力業者から
「この立て替えの金額の根拠を教えて下さい。」
と言われて、冷や汗がタラタラ。
そうならない為に
伝票に、鉛筆描きで「立て替える業者名」と「掛かった時間」
を書いておけば、請求書の時期にも簡単に思い出せる。
更に
各伝票を、エクセルに打ち込んでおけば、
一ヶ月分の請求金額との比較は一瞬で終わる。
結局
私は、ピークの時間を毎日に少しずつ振り分けることで
徹夜や、仕事の波を少しでも減らすことが出来るので
精神的にも楽である。私自身の経験を通じて非常に重要。と感じるよ。
つまり
毎日の伝票整理で後から仕事が５０％オフになる秘訣とは、
伝票を整理する時に、エクセル等にに打ち込んで置いておくことで
請求書の時に、一ヶ月分の請求の合計と見比べると、
直ぐにチェックが終わるということ。
更に
大切なのは、立替勘定などの元請けで払わないお金を
その都度伝票に、鉛筆書きをしておくと、いざ請求書を
処理しようと言う時に「どうだったっけ？」ということが
無くなって、無駄な時間を使わないよ。
その為にも
雑工さんを上手に使うようにしようね。
この記事も合わせて読めば理解がより深まるよ。
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