やることが多すぎてパニックになり優先順位が混乱するという悩み

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「毎日やることが多すぎて嫌になってくる」

「あれも、これもやらなきゃいけないけどどれが優先!?」

「あ~、もう締め切りが迫っている!早くやらなきゃ!」

「職人さんの最優先と俺の最優先は違うんだよな…」

なんて日々をあなたは過ごしていませんか?

 

特に

建設現場というのは「忙しい」が代名詞になるくらい
みなさん大変な日々を過ごしています。

その中で悩むのが「仕事の優先順位」ではないでしょうか?
山のようにある仕事の中から現場に支障のないように
順位付けを行わなければいけませんから。

 

そこで

今回はそんな毎日に翻弄されている現場監督さんからの悩みです。

 

YMさんからの質問
TM様
はじめまして。ご相談したいことは山のようにあるのですが…
今回は次の2点について相談させて頂きたいです。①やることが多すぎてパニックを起こした場合、TM様ならどのような対処をされますか?

②色んなことが重なり、優先事項がこんがらがってしまうことがよくあるのですが、どれも最優先のように思ってしまうことはありませんでしたか?

上司に相談しても「自分で考えろ」「お前の仕事だろ」と返されるだけで自分では糸口が見えない状態になってしまい、周りに迷惑をかけてしまってる今の状態がどんどん辛くなってきてしまっていて、ちゃんとしたいのに、どうやり過ごすかしか考えられなくなってきているこの状況を打破したいと思っています。

ただどのように打破すればよいのか分からないところに現場監督通信を発見したので、ご迷惑かなと思いつつ、メールさせて頂きました。

長々と申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

 

—- 回答 —-
YMさん。
おはようございます。TMです。
お問い合わせありがとうございます。早速回答させて頂きます。

 

まず

質問の1も2も、原因と対策は1つでいけると私の経験で感じているのでまとめてお話させていただきます。

 

①やることが多すぎてパニックを起こした場合、TM様ならどのような対処をされますか?

②色んなことが重なり、優先事項がこんがらがってしまうことがよくあるのですが、どれも最優先のように思ってしまうことはありませんでしたか?

 

この状態に陥っている時に、確実に出来ていない事は「仕事の全体量の把握」です。きっとYMさんの頭の中には

「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」

とやることが頭の中で激しく走り回っていて、常にプレッシャーを感じている状態ではないでしょうか?そして、プレッシャーがだんだん大きくなると一種の「思考停止」状態に知らず知らずの内に陥っていませんか?

実はここだけの話ですが、先程お伝えした状態には私もよく陥るのです。私も人間なのでやることが多くなると混乱してしまうのです。

 

しかし、私は「仕事が多くなってきて混乱し始めている」と感じたときに「ある方法」を行っているので別に焦りは感じません。むしろ、「ある方法」を行った後は自然と「心が落ち着く」ことさえ良くあるのです。

 

では、その方法とは何か?

ですが、答えは「やるべきことを全て書き出す」と言うことです。実はYMさんの悩みの現況は「仕事の全体量が分からないため不必要な恐怖」を感じている状況だからです。

そこで、やるべきことを書き出すと言っても「コツ」があるのでお教えいたしましょう。

 

まずは

YMさんのやるべきことを「ジャンル別」に書き出しましょう。

 

具体的には

A4の紙を横向きにして6~8等分する縦の線を引きましょう。そして、その区分されたエリアの上部に「安全」「品質」「図面」「現場作業」「○○工事」とYMさんの状況に合わせて「タイトル」を書いてください。ここで、分野が多くなるなら更に上下2分割しましょう。私も大抵上下2分割です。

そして、それぞれの分野に「出来るだけ細かく」やるべきことを記入していきましょう。出来るだけ細かく記入するのは、「作業が終わると消しやすい」からです。

実は、「作業完了したことを消す」という行為は、忙しい毎日を過ごすための「精神衛生上」極めて有効であると私は実践の中から感じています。

 

ちなみに

「ジャンル別」に書き出すことで、YMさんの中で「どの分野が足を引っ張っているか?」を明確にすることが出来ますよ。

 

 

次に

書き出したやるべき事のなかで、「今日やるべきこと」、「明日やるべきこと」、「今週中にやるべこと」、「来週中にやるべきこと」をそれぞれ異なる印を付けてみましょう。

すると、やるべき事と期限が明確になってきましたね。この時いつも私が感じるのが

「あれっ?思ったより今日明日でやることが少ない」

と言うことです。全て書き出しすことによりやるべき事が「見える化」されたからなのでしょう。

 

最後に

先程の「ジャンル別」から「時系列順」にリストを書き直して下さい。後は「上から順に」タスクをこなしていけば良いですからね。

この時に、私は紙に書き写さずに「Todoist」という無料のタスク管理のソフト(Webブラウザで使用可能)を使用してます。すると、次の日に書き直さなくても勝手にソフトで「今日すべきこと」を更新してくれます。

 

更に

スマートフォンのアプリなどもあるので、現場にいるときにも確認や追加、編集が可能なので便利ですよ。

↓  ↓  ↓

Todoist

 

最後に

「悠長に書き出す?そんな時間なんか無いよ!」

と感じているかも知れませんね。

しかし、「私」は頭がパニックになりそうな時ほど「あえて時間を作って」この作業をしています。

 

なぜなら

圧倒的に効果があることを私自身が実感しているから。だから、騙されたと思って一度試してみてね。

 

近頃は色んなスマホアプリなどが出てきて、仕事も少しずつ
効率化できる波が来ているかな?と感じています。

多大な導入費用が掛かるものは会社として導入して貰わないと
いけないかも知れませんが、無料や少額の費用が発生するようなアプリは
どんどん試してみれば良いと感じています。

 

例えば

1000円するアプリは、あなたの時給換算にすると
トータルで1時間短縮出来れば費用対効果としてはオッケーですからね。

タイムイズマネー、時は金なり

を意識してみると毎日の過ごし方も少しは変わるかもしれませんね。
過去にこんな記事も書いているので合わせて読んで下さい。

↓  ↓  ↓

 

あっ!そうそう。

1日数分読むだけで仕事が効率的に進むかもしれない
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